Con la nueva modalidad de solicitud y entrega de documentos certificados a los egresados de la Universidad Los Andes (ULA), es crucial que los graduados no caigan en cuentos de sirenas, no sean víctimas de sobornos y que no contraten gestores.
Fue apremiante verificar lo que se estaba evidenciando en las redes sociales en relación con los trámites de documentos certificados solicitados por egresados, en las que gestores ofrecían sus servicios para obtenerlos.
En este sentido, la Universidad de Los Andes inició distintas acciones que han dado resultados satisfactorios para estos universitarios, desde alertar sobre la situación hasta planes operativos para la entrega de dichos documentos.
"A raíz de estos planes operativos empezamos a detectar situaciones que no deberían producirse como errores o un sistema obsoleto o desaparecido, es nuestro deber institucional comunicar sobre esta realidad".
Fue lo que encendió algunas alarmas y a partir de allí se comienza a hacer una revisión bien detallada de cada proceso, según explicó el Rector de la Universidad de Los Andes Mario Bonucci Rossini.
Se tomaron decisiones para entonces generar urgentes y necesarios cambios en el sistema y organización.
Esta revisión motivó la transformación de todo el proceso, y paralelo a esto empezaron a surgir denuncias por cobro en divisas de documentos que eran extraídos de la taquilla y los trataban de vender a quienes pertenecían.
Fue imperante modificar el software e implementar programas para mejorar la calidad del servicio desde todo punto de vista.
Se diseñan los pasos para el momento de la solicitud, el procedimiento, el trato al personal de grados y la disciplina en los usuarios.
Se detectó que el software utilizado era antiguo y que la dinámica en la actualidad es muy distinta. Se apreció que las necesidades han variado y que no se invirtió en mejorar los sistemas con el paso del tiempo, situación que ocasionó prácticas indeseables que obligaron a generar los cambios.
Frente a esta realidad, el Rectorado es cuentadante de la institución, por lo tanto, tiene responsabilidad directa en cada una de las dependencias, y en el caso de la Oficina de Grados.
Luego de conversaciones y análisis del caso con el Secretario de la ULA José María Andérez, se llega a la conclusión de que era indispensable la reestructuración.
Se reflexiona también, sobre lo indispensable o necesario de ordenar procesos o procedimientos, por lo que se nombramos una comisión para dicha reestructuración.
Esta comisión está conformada por Dirección de Sistema de Información Administrativa (DSIA), Servicio Jurídico, Plandes, Talleres Gráficos y Coordinación de Internacionalización.
A este equipo se suma la Coordinación del Rectorado, así como también con la ayuda de directores y funcionarios del Parque Tecnológico.
La meta a cumplir en un plazo corto es que haya calidad de servicio, tener trabajo digital, que el graduado pueda hacer vía internet su solicitud a través de la facultad y la facultad enviar los archivos electrónicos.
Posteriormente la Oficina de Grados certifica y finalmente ofrecerles a los graduados dos opciones: la firma electrónica para un documento digital o el documento en físico.
Todos estos pasos implican mecanismos de control como el código QR con el que se puede acceder a una página protegida y encriptada.
Entre las medidas están la calidad de servicio y un sistema de operativos rápido en los que ya se han atendido a los egresados en sus solicitudes de documentos.
El rector de la ULA refiere que hay medidas que se han tomado, como, por ejemplo: no pueden ser apoderados de los graduados universitarios profesores, empleados, obreros, jubilados y activos.
En estos casos, se ha detectado la generación de situaciones indeseables que no deberían producirse.
De acuerdo a esto ahora el universitario puede solicitar sus propios documentos o el apoderado puede ser un familiar en primer grado de consanguinidad o de afinidad.
La autoridad rectoral exhortó a todos los universitarios para que respalden y ayuden en estas nuevas modalidades que brindan rapidez y transparencia.
Es importante para el egresado acudir por información relacionada con los trámites y solicitudes a través de la cuenta en Instagram @gradosula.
"En la medida en que seamos serios y responsables vamos a acabar con estas prácticas que las vemos muy frecuentemente en organismos gubernamentales en el país. Esas prácticas no son lo que queremos para esta noble Universidad de 236 años que es la conciencia crítica del país", finalizó el Rector. / PrensaULA/MFRM.CNP 16.686. /Foto: Tony Colmenares
Fue apremiante verificar lo que se estaba evidenciando en las redes sociales en relación con los trámites de documentos certificados solicitados por egresados, en las que gestores ofrecían sus servicios para obtenerlos.
En este sentido, la Universidad de Los Andes inició distintas acciones que han dado resultados satisfactorios para estos universitarios, desde alertar sobre la situación hasta planes operativos para la entrega de dichos documentos.
"A raíz de estos planes operativos empezamos a detectar situaciones que no deberían producirse como errores o un sistema obsoleto o desaparecido, es nuestro deber institucional comunicar sobre esta realidad".
Fue lo que encendió algunas alarmas y a partir de allí se comienza a hacer una revisión bien detallada de cada proceso, según explicó el Rector de la Universidad de Los Andes Mario Bonucci Rossini.
Se tomaron decisiones para entonces generar urgentes y necesarios cambios en el sistema y organización.
Cambios en los procesos
Esta revisión motivó la transformación de todo el proceso, y paralelo a esto empezaron a surgir denuncias por cobro en divisas de documentos que eran extraídos de la taquilla y los trataban de vender a quienes pertenecían.
Fue imperante modificar el software e implementar programas para mejorar la calidad del servicio desde todo punto de vista.
Se diseñan los pasos para el momento de la solicitud, el procedimiento, el trato al personal de grados y la disciplina en los usuarios.
¿Por qué se han dado estos cambios?
Se detectó que el software utilizado era antiguo y que la dinámica en la actualidad es muy distinta. Se apreció que las necesidades han variado y que no se invirtió en mejorar los sistemas con el paso del tiempo, situación que ocasionó prácticas indeseables que obligaron a generar los cambios.
El Rectorado en el proceso
Frente a esta realidad, el Rectorado es cuentadante de la institución, por lo tanto, tiene responsabilidad directa en cada una de las dependencias, y en el caso de la Oficina de Grados.
Luego de conversaciones y análisis del caso con el Secretario de la ULA José María Andérez, se llega a la conclusión de que era indispensable la reestructuración.
Se reflexiona también, sobre lo indispensable o necesario de ordenar procesos o procedimientos, por lo que se nombramos una comisión para dicha reestructuración.
Esta comisión está conformada por Dirección de Sistema de Información Administrativa (DSIA), Servicio Jurídico, Plandes, Talleres Gráficos y Coordinación de Internacionalización.
A este equipo se suma la Coordinación del Rectorado, así como también con la ayuda de directores y funcionarios del Parque Tecnológico.
Meta
La meta a cumplir en un plazo corto es que haya calidad de servicio, tener trabajo digital, que el graduado pueda hacer vía internet su solicitud a través de la facultad y la facultad enviar los archivos electrónicos.
Posteriormente la Oficina de Grados certifica y finalmente ofrecerles a los graduados dos opciones: la firma electrónica para un documento digital o el documento en físico.
Todos estos pasos implican mecanismos de control como el código QR con el que se puede acceder a una página protegida y encriptada.
Medidas que se están implementando
Entre las medidas están la calidad de servicio y un sistema de operativos rápido en los que ya se han atendido a los egresados en sus solicitudes de documentos.
El rector de la ULA refiere que hay medidas que se han tomado, como, por ejemplo: no pueden ser apoderados de los graduados universitarios profesores, empleados, obreros, jubilados y activos.
En estos casos, se ha detectado la generación de situaciones indeseables que no deberían producirse.
De acuerdo a esto ahora el universitario puede solicitar sus propios documentos o el apoderado puede ser un familiar en primer grado de consanguinidad o de afinidad.
Al personal ULA y egresados
La autoridad rectoral exhortó a todos los universitarios para que respalden y ayuden en estas nuevas modalidades que brindan rapidez y transparencia.
Es importante para el egresado acudir por información relacionada con los trámites y solicitudes a través de la cuenta en Instagram @gradosula.
"En la medida en que seamos serios y responsables vamos a acabar con estas prácticas que las vemos muy frecuentemente en organismos gubernamentales en el país. Esas prácticas no son lo que queremos para esta noble Universidad de 236 años que es la conciencia crítica del país", finalizó el Rector. / PrensaULA/MFRM.CNP 16.686. /Foto: Tony Colmenares
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